Klachtenregeling aanbestedingen

1. Doel van de regeling

Het bieden van een kader voor de afhandeling van klachten met als doel te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld.

2. Klachtenmeldpunt

De gemeente Langedijk heeft een klachtenmeldpunt bij Conducto ingericht voor klachten rondom inkoop en aanbesteding. Dit klachtenmeldpunt ontvangt, registreert en behandelt de klacht. Het klachtenmeldpunt bekijkt de klacht onafhankelijk en brengt daarover een advies uit. Onafhankelijk betekent dat de persoon die de klacht afhandelt niet direct betrokken is (geweest) bij (het opstellen van) de aanbesteding.

3. Ontvankelijke klachten

3.1 Wat is een klacht in de zin van deze Klachtenregeling?

Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding waarin de klager gemotiveerd aangeeft dat hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Klachten dienen betrekking te hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn, Onder nationale aanbestedingen worden ook meervoudige onderhandse aanbestedingen begrepen. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid. Klachten kunnen wel aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

3.2 Wanneer kan een klacht worden ingediend?

Vragen en verzoeken met betrekking tot aanbestedingsdocumenten dienen te worden gesteld aan de contactpersoon van de betreffende aanbesteding ten behoeve van de Nota van Inlichtingen. De klager dient zijn klacht zo spoedig mogelijk in te dienen inclusief een alternatief voorstel zodat de klacht nog binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld. Indien een klacht niet binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld kan het oordeel omtrent de klacht enkel nog gebruikt worden ter lering voor toekomstige aanbestedingen. Een klacht heeft geen schorsende werking op de aanbestedingsprocedure. Mocht u zich niet kunnen vinden in onze reactie of onze reactie laat te lang op zich wachten, dan kunt u gebruik maken van het Klachtenmeldpunt Aanbesteden van Conducto B.V.(KMA) en dient u een klacht in. Lees de uitgebreidere omschrijving van het proces bij indiening. 

3.3 Wie kan een klacht indienen?

Alleen een belanghebbende bij een specifieke aanbesteding kan een klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen ondernemers die direct belang hebben bij het verwerven van een overheidsopdracht. De volgende categorieën belanghebbenden kunnen onderscheiden worden:

  • gegadigden,
  • (potentiële) inschrijvers,
  • onderaannemers van (potentiële) inschrijvers,
  • brancheorganisaties en klachtenloketten van ondernemers.

Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer - onderaannemer. 
Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.

4. Beschrijving klachtenprocedure

Een klacht dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  • De klacht heeft betrekking op een specifieke aanbesteding van de Gemeente Heerhugowaard;
  • De klacht is al eerder aan de orde gesteld in de (indien mogelijk) Nota van Inlichtingen, per mail of ander berichtenverkeer met de Gemeente;
  • U bent direct belanghebbende bij de specifieke aanbesteding;
  • U omschrijft duidelijk waarover u specifiek klaagt en doet een voorstel hoe dit knelpunt verholpen kan worden;
  • U voegt alle relevante aanbestedingsdocumenten en eventuele communicatie omtrent het geheel (Offerte-aanvraag, Nota van Inlichtingen, Programma van eisen, Overeenkomst) toe als bijlage(n). U kunt uitsluitend PDF-documenten toevoegen.

4.1 Stappenplan klachtenprocedure

  1. De Ondernemer dient zijn Klacht in bij het Klachten Meldpunt Aanbesteden (KMA).
  2. Het KMA bevestigt per omgaande de ontvangst van de Klacht aan de Ondernemer en aan aanbestedende dienst 
  3. In overleg met de aanbestedende dienst waartegen de klacht is gericht behandelt de KMA waar mogelijk de klacht op informele wijze, behalve als volstrekt helder is dat een informele behandeling niet tot resultaten leidt. Indien de klacht op informele wijze afgehandeld kan worden stopt deze klachtprocedure. 
  4. De Klacht wordt in behandeling genomen door één van de Aanbestedingsdeskundigen van het KMA. Een Aanbestedingsdeskundige neemt alleen de Klacht in behandeling indien hij/zij garant staat voor zijn/haar onafhankelijkheid in relatie tot aanbestedende dienst, de aanbesteding en de Ondernemer die de Klacht heeft ingediend. 
  5. Indien u het niet eens bent met het standpunt van het klachtenmeldpunt, of u bent van mening dat dit standpunt te lang op zich zal laten wachten, kunt u uw klacht voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts of de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Holland (locatie Haarlem). De Aanbestedingsdeskundige beoordeelt of de Klacht ontvankelijk is. Indien de niet-ontvankelijkheid hersteld kan worden zal de Ondernemer hiertoe via het KMA in de gelegenheid worden gesteld. Indien de niet-ontvankelijkheid niet hersteld kan worden dan bericht de Aanbestedingsdeskundige aanbestedende dienst hierover zo spoedig als mogelijk via het KMA. Het bepaalde in stap 6 is vervolgens van toepassing.
  6. Indien de Klacht ontvankelijk is en de informele behandeling door de aanbestedende dienst niet mogelijk is of niet tot resultaat heeft geleid wordt deze voortvarend en binnen een termijn van 5 werkdagen, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de Klacht, inhoudelijk beoordeeld door de Aanbestedingsdeskundige. Slechts bij uitzondering en afhankelijk van de aard en de omvang van de Klacht kan de behandeltermijn langer zijn dan 5 werkdagen. Klager en aanbestedende dienst worden daarover geïnformeerd.
    Voor eventuele aanvullende gegevens die de Aanbestedingsdeskundige nodig heeft zal hij/zij rechtstreeks contact opnemen met de Ondernemer en/of aanbestedende dienst. Eventueel kan de behandelende Aanbestedingsdeskundige een tweede Aanbestedingsdeskundige inschakelen voor een second opinion. De behandeling van de Klacht resulteert in een gemotiveerd doch niet bindend advies van de Aanbestedingsdeskundige aan aanbestedende dienst. Het advies bevat de naam en contactgegevens van de Aanbestedingsdeskundige die de Klacht heeft behandeld en voor zover van toepassing de naam van de tweede Aanbestedingsdeskundige die een second opinion heeft gegeven. 
  7. Via het KMA wordt het advies van de Aanbestedingsdeskundige naar aanbestedende dienst gestuurd. 
  8. Op basis van het advies van de Aanbestedingsdeskundige neemt de aanbestedende dienst zo spoedig mogelijk een beslissing over de Klacht welke luidt: - de klacht is terecht; of - de klacht is niet terecht; of - de klacht is gedeeltelijk terecht. Elke beslissing van de Klacht wordt behoorlijk gemotiveerd. Tevens geeft aanbestedende dienst aan welke conclusie hij uit de Klacht heeft getrokken en welke corrigerende maatregelen hij eventueel treft. Aanbestedende dienst maakt zelf haar beslissing op de Klacht bekend aan de Ondernemer. 
  9. Indien de beslissing op de Klacht leidt tot corrigerende maatregelen inzake onderhavige aanbesteding dan deelt aanbestedende dienst dit niet alleen zo spoedig mogelijk mee aan de Ondernemer die de Klacht heeft ingediend maar aan alle (potentieel) gegadigden of (potentiële) inschrijvers en wel op zodanige wijze dat daarmee het gelijkheidsbeginsel in acht wordt genomen. 
  10. Indien aanbestedende dienst niet binnen een redelijke termijn een beslissing heeft genomen of wanneer de Ondernemer het niet eens is met de beslissing van aanbestedende dienst dan kan de Ondernemer de Klacht voorleggen aan de Commissie van aanbestedingsexperts in Den Haag. De procedure die hiervoor geldt valt buiten onderhavige klachtenregeling. Daarnaast staat het de ondernemer vrij om een zaak aanhangig te maken bij de rechtbank in het arrondissement van aanbestedende dienst. 

5. Verwijzing in aanbestedingsstukken

Bij elke aanbesteding wordt in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar mogelijke klachten kunnen worden ingediend. Voor de verdere procedure wordt in de aanbestedingsstukken verwezen naar deze Klachtenregeling.