Prestatiesubsidies worden altijd in 4 termijnen als voorschot uitbetaald. Voor de overige subsidiesoorten wordt dit per geval bepaald (meestal afhankelijk van de hoogte van de subsidie). In de subsidiebeschikking staat hoe en wanneer u het geld ontvangt.

De vaststelling: verantwoording en eindbeoordeling
Na de periode waarover subsidie is verleend moet u de besteding van het subsidiegeld verantwoorden. Voor een waarderingssubsidie onder de € 10.000 geldt dat u slechts een inhoudelijk verslag hoeft in te dienen. Boven dit bedrag dient u voor de waarderingssubsidie een aanvraag tot vaststelling in te dienen. De termijn voor vaststelling van structurele subsidies (waarderings-, prestatie- en exploitatiesubsidies) is 1 juli van het jaar volgend op de subsidieperiode waarop de subsidie betrekking had. Voor de niet-structurele subsidies (investering- en projectsubsidies) geldt dat een aanvraag tot vaststelling binnen 13 weken na afloop van de activiteit (investering of project) moet zijn ingediend.  

U moet een in ieder geval verslag van de gesubsidieerde activiteiten en een bijbehorend financieel verslag bij de gemeente indienen. Bij subsidies boven de € 50.000 (meestal het geval bij prestatiesubsidies) geldt dat er ook een goedkeurende accountantsverklaring moet worden overlegd. Op basis van de bijgevoegde stukken bepaalt de gemeente of u de subsidie terecht heeft ontvangen. Waaraan de aanvraag tot vaststelling per subsidiesoort exact moet voldoen wordt u verwezen naar de Algemene Subsidieverordening 2009 (ASV 2009) en/of de verleningsbeschikking.

Op basis van deze verslagen bepaalt de gemeente:

• of u de subsidie terecht hebt ontvangen; 
• of u naast de voorschotten nog recht hebt op uitbetaling; 
• of u wellicht te veel hebt ontvangen aan voorschotten en u subsidiegeld moet terugbetalen

Wanneer u de gesubsidieerde activiteiten (deels) niet hebt uitgevoerd, de verlangde prestaties niet hebt geleverd, of de overeengekomen resultaten niet hebt bereikt moet u (een deel van) de subsidie terugbetalen.