gemeente Langedijk - Archiefverordening Langedijk 2004

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet de Archiefwet 1995;

b. de regeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar;

c. de archiefbewaarplaats overeenkomstig artikel 31 van de wet en artikel 5 van de regeling aangewezen archiefbewaarplaats;

d. de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet en artikel 20, lid 5 van de regeling benoemde gemeentearchivaris;

e. beheerder degene, die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

f. het college het college van burgemeester en wethouders;

g. beheerseenheid een door het college als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

h. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, die zich bevindt in Alkmaar.

Het college draagt zorg voor het instandhouden van de regeling.

Het college draagt zorg voor het instandhouden van een archiefbewaarplaats, voor het beheer van de overgedragen archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 2, alsmede voor het inrichten en instandhouden van archiefruimten voor het beheer van de niet overgedragen archiefbescheiden.

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten, die aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden zijn verbonden.

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, voorzover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende.

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast, gehoord de raadscommissie Algemene Zaken en Financiën.

Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij de verslagen over die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 22.

Onder de bevelen van het algemeen bestuur van de regeling is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder, die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden, die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het dagelijks bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Het dagelijks bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten, waarin deze ter beschikking worden gesteld.

De archivaris brengt tenminste eenmaal per twee jaar verslag uit aan het algemeen bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene, die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen, die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen, waarin archief-bescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degenen, die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, die nog niet naar de archief-bewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten, waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan burgemeester en wethouders en de beheerders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur van de regeling en het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

De Archiefverordening Langedijk 1996 wordt ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2004.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Langedijk 2004.